Comment déposer un fonds ?


1. Les AVO accueillent dans le respect absolu de la volonté des déposants

des archives privées, émanant de personnes physiques (personnes, familles) ayant un rapport étroit avec le canton de Neuchâtel: - correspondances privées, - journaux intimes, - livres de raison, - notes sur le temps, les saisons, - agendas, - et autres documents écrits, de nature assimilable, émanant en ligne directe de la main d'un témoin de la vie ordinaire. Ces documents peuvent être d'hier et d'aujourd'hui, originaux ou photocopiés, manuscrits ou dactylographiés.

2. Il n'est pas nécessaire d'être membre des AVO pour faire un dépôt.

3. Les conditions de dépôt font l'objet de conventions adaptées à chaque cas.

Le dépôt se fait d'entente avec les instances responsables des AVO, au local de Pierre-à-Mazel, Maladière 33, 2000 Neuchâtel. Une brève présentation accompagne les documents déposés ; elle comprend impérativement :

  • Nom et adresse du (des) déposants
  • Dates de naissance (et de décès) de l'auteur + données biographiques
  • Indication brève du contenu et des conditions de rédaction
  • Autorisation ou réserves de consultation et d'utilisation

4. Réserves

ll est possible de déposer un document ou un ensemble de documents en formulant des réserves soumettant leur consultation et leur utilisation à des conditions définies par le déposant. Ces conditions doivent figurer dans la convention de dépôt. Au cas où le déposant souhaiterait que les documents ne soient pas consultés avant l'expiration d'un certain délai, les AVO n'en signaleront l'existence dans leurs inventaires publics ou dans leurs publications que de manière laconique.

5. Dépôt posthume

ll est possible d'envisager un dépôt à titre posthume.

6. Les AVO n'acceptent que des fonds qu'ils estiment avoir les moyens de conserver.

7. Inventaires et descriptifs

Les AVO traitent rapidement les fonds qui leur sont confiés et assurent leur mise en valeur, notamment par la rédaction d'inventaires et de descriptifs.

8. Des mesures sont prises pour garantir la pérennité de la conservation en cas de dissolution des AVO.


Photo: Fonds Bosonnet-Hauser-Vouga, lettres de et à Gobette Vouga.

      
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Convention de dépôt


Don ou dépôt?

Les modes d'entrée aux AVO sont: - le don - le dépôt - le legs qui font l'objet de conventions adaptées à chaque cas. 

Consultation

Les documents conservés par les AVO sont en principe librement consultables par le public. La consultation se fait sur rendez-vous. Elle a lieu uniquement dans les locaux des AVO. Il n'est pas possible d'emprunter les documents à domicile. Dans tous les cas, chaque demande de consultation est examinée sous l'angle de la protection des données.

Certains fonds sont soumis à des délais ou à des restrictions en vertu de la convention conclue avec le donateur ou le déposant.

En outre, au cas où le déposant souhaiterait que les documents ne soient pas consultés avant l'expiration d'un certain délai, les AVO n'en signaleront l'existence dans leurs inventaires publics ou dans leurs publications que de manière laconique.

Reproduction et publication

La publication de documents est soumise aux mêmes critères. Toute publication d'un document, y compris sa citation partielle, doit indiquer sa provenance et, le cas échéant, sa cote. Lorsque des documents issus des fonds des AVO sont utilisés pour une publication ou pour un travail scientifique, l'auteur est tenu d'en remettre spontanément et gratuitement un exemplaire aux AVO.